IBS Trade House

Сектор розничной торговли является одним из наиболее динамично развивающихся рынков России: осваиваются новые формы торговли, методы повышения эффективности работы предприятий. Стремительное развитие российского потребительского рынка предопределило быстрый рост числа частных торговых предприятий, предлагающих покупателям широкий товарный ассортимент и высокий уровень обслуживания. Наличие большого количества местных «игроков» и приход на рынок международных розничных сетей создали на рынке розничной торговли условия жесткой конкуренции. Победить в ней – значит привлечь и сохранить своего потребителя.

Несмотря на разнообразие торговых предприятий (оптовые, розничные, сети и другие), многие проблемы, с которыми они сталкиваются, связаны с информацией: с ее недостатком или избытком, невозможностью сбора и анализа и т. д. Руководителям этих фирм приходится решать сложнейшие задачи. А между тем и стратегические и оперативные решения принимаются именно на базе информации, поступающей руководителю из разных подразделений предприятия. Необходимость использования современных способов торговли, повышения уровня обслуживания, включая возможность введения различных форм оплаты за товары и услуги, становится все более актуальной. В связи с этим, все более очевидной становится потребность внедрения современных информационных технологий для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности, а значит и прибыльности предприятия. Однако, на сегодняшний день состояние отечественных предприятий в большинстве случаев характеризуется наличием устаревших информационных технологий.

Вне зависимости от индивидуальности каждого предприятия ежедневно топ-менеджеры решают типовые задачи, характерные для всех компаний, работающих в торговом бизнесе. Существуют типичные проблемы, с которыми сталкиваются руководители предприятий торговли:

• организация структуры компании и распределение ответственности;
• планирование ассортиментной политики;
• управление ценовой политикой;
• управление складскими запасами;
• управление логистическими цепочками;
• организация системы учета и отчетности;
• организация процесса закупки;
• управление персоналом.

Принять правильное решение невозможно без наличия объективной и актуальной нформации по каждому участку работы, без возможности ее консолидации и обработки для анализа. Поэтому сегодня роль информационных технологий на современном торговом предприятии трудно переоценить. Внедрение автоматизированных систем управления позволяет существенно повысить эффективность развития бизнеса путем получения информации в нужном разрезе и с необходимым уровнем аналитики. Создается и развивается единая операционно-информационная среда предприятия. Все основные отделы и службы, участвующие в обработке значимых для управления экономикой предприятия данных, работают в рамках одной системы. Документы регистрируются в базе данных по мере их оформления. Построение связей между всей возникающей на предприятии информацией – основная цель автоматизации служб управления.

На самом деле, первичным для обеспечения комплексной схемы учета является не используемое для целей обработки данных программное обеспечение, а обеспечение единого информационного пространства для всех участников процесса обработки данных.

Подавляющее большинство российских предприятий имеют сегодня отдельные программы, решающие узкие специфические задачи учета. Эти программы были написаны в свое время специалистами отделов АСУ и установлены на отдельных компьютерах или в сравнительно небольшой компьютерной сети. После предварительной обработки информации на разрозненных программах создаются отдельныефайлы, которые переносятся в некую общую базу, например,в Главную книгу, где происходит их консолидация. В результате, в структуре активно работающего предприятия приходится иметь избыточный штат сотрудников.

Ресурсы АСУ даже самых крупных предприятий не позволяют создать программу на уровне систем, производимых крупнейшими специализированными фирмами. Основными задачами руководителя при организации розничной торговли являются:

• эффективное управление запасами;
• их своевременное пополнение планирование ассортимента;
• оптимизация процесса заказа товаров;
• На рабочем месте руководителя отслеживается достоверная оперативная картина торговой деятельности предприятия и осуществляется единый анализ на основе информации, поступающей от сотрудников, что дает возможность обоснованного стратегического планирования основных направлений деятельности и возможности создания более устойчивого положения на рынке товара и услуг.

Предлагаемая система автоматизированного товарно-складского учета IBS Trade House и интегрированные в нее кассовые терминалы IBM – обеспечивают наличие полной оперативной отчетности во всех разрезах: кассовый узел, торговый зал, склад, распределительный центр, удаленный офис, сеть магазинов, оптовый склад. Это позволяет руководителю торгового предприятия обладать достоверной информацией по запасам, закупкам и ассортименту, автоматизирует процесс составления заказов поставщику, предупреждает потери предприятия, вызванные пересортицей и хищениями персонала.

Многопользовательский сетевой программный комплекс (ПК) IBS Trade House предназначен для автоматизации процессов товарно-складского учета и розничной торговли предприятия любого уровня. Автоматизированная система учета позволяет в корне изменить уровень обслуживания клиентов, повысить скорость и качество обслуживания покупателей за счет установки подключенных к системе компьютерных кассовых машин (POS-терминалов).

На предприятиях торговли, оснащенных подобными системами управления, вероятность потерь, вызванных возможными ошибками управления и злоупотреблениями сотрудников, может быть сведена практически к нулю. ПК написан с использованием профессиональной Системы Управления Базами Данных Progress, которая обеспечивает надежную работу с большими объемами данных, устойчивость при сбоях, безопасность от попыток взлома и необходимое быстродействие. Использование IBS Trade House также помогает организовать управление сетью магазинов и складов, находящихся на значительном удалении друг от друга.

Единственным требованием со стороны системы к такой сети является наличие телефонных линий на каждом объекте учета. Для организации удаленного доступа используются технологии передачи данных через Internet, прямая модемная связь, e-mail или магнитные носители.

Интегрированные в систему IBS Trade House кассовые терминалы, производимые компанией IBM, позволяют получать полную отчетность о продажах через кассы, обновлять в режиме on-line цены, поддерживать различные программы по привлечению потребителей, осуществлять возможность как наличной, так и безналичных форм оплат, пожжерживать работу с банковскими и собственными дисконтными картами.

Система "IBS Trade House" состоит из следующих модулей (АРМов):

• АРМ «Склад»
• АРМ «Магазин»
• АРМ «Офис»
• АРМ «Администратор»
• АРМ «Внешняя Бухгалтерия»

Кассовый узел в магазине – одно из самых важных звеньев в организации сбыта. Бесперебойность его работы, защищенность информации и защита магазина от хищений предупреждают потери оборота магазина, предоставляют возможность обслуживать покупателей быстро и качественно.

Поставляемые компанией IBS кассовые терминалы марки IBM во всем мире зарекомендовали себя как наиболее надежные аппараты, пригодные как для работы в крупных магазинах в бесперебойном режиме, так и в небольших магазинах (бутиках, аптеках, книжных и видео-аудио продукции).

В настоящее время кассовые терминалы IBM являются оптимальным решением по соотношению цена/качество/функциональность. Кассовые терминалы моделей POS IBM 4614 и POS IBM 4694 с фискальным принтером 3F, поставляются с программным обеспечением «UniFo 4._». Программное обеспечение постоянно дорабатывается в соответствии с изменениями законодательства и требованиями новых условий работы заказчиков. Справочная информация в системе (справочники товаров, цен, валют, клиентов, дисконтных карт), сформированная централизовано, передается на кассы, с которых при помощи сканера считывания штрих-кода, совершаются продажи.

На основании товарных чеков формируется кассовый отчет, при закрытии которого соответственно изменяются остатки товаров проданных и возвращенных через кассу. При этой процедуре обеспечивается автоматический контроль цен товаров в чеке, возможность корректировки чека и хранение информации обо всех продажах через кассу. Предупреждение хищений сотрудников обеспечивается за счет возможности проверки любой продажи, контроля возвратов товаров и аннуляции чека, получения отчетов по кассирам. Продажа весового товара также осуществляется через штрих-кодирование и связи кассы с весами.

Автоматизация процесса розничной торговли, управление кассами, получение отчетов о продажах с касс, печать бар-кодов и прайс-листов, управление весами осуществляется через модуль «Магазин» системы IBS Trade House. Его основные функции:

• передача справочной информации на кассы;
• передача на кассы справочников товаров и цен, валют, клиентов, кассиров и продавцов, дисконтных карт и скидок;
• обработка данных кассы о продажах - на основании товарных чеков формируется специальный документ – кассовый отчет, при закрытии которого соответственно изменяются остатки товаров, проданных и возвращенных на кассу;
• поддержка круглосуточной работы магазина – кассовый чек привязывается к отчету о продаже в зависимости от даты чека
• возможность организации на кассе и в торговой системе сменного режима работы;
• организация работы с постоянными клиентами – контроль скидки и лимита кредита клиента;
• работа с весами – формирование списка товаров для передачи на весы;
• отчеты – журнал продаж за период времени, отчет о выручке, кассовый отчет, почасовая статистика о продажах и покупках, отчеты по кассирам и продавцам.

Устройство торгового зала, правильная выкладка товаров на прилавках и полках, организация товарного учета на складе – эти факторы сильно влияют на размер оборота предприятия и его прибыль, поэтому руководителю очень важно иметь инструменты оперативного управления и контроля.

Для организации и систематизации данных в системе IBS Trade House разработаны Справочники, позволяющие пользователю редактировать, добавлять и удалять любую информацию по предприятию. Справочники составляют уникальную базу данных торгового предприятия и позволяют менеджерам в любой момент получить необходимую им информацию, используя разнообразные системы поиска, которыми оснащен программный комплекс IBS Trade House. Предусмотрен поиск по различным полям с использованием разнообразных правил сравнения: по началу слова, по началу строки, по полному совпадению. Информация, предоставляемая для просмотра, может быть упорядочена и отсортирована с помощью стандартных и пользовательских фильтров.

IBS Trade House включает в себя следующие справочники:

• справочник баз данных – список всех баз данных системы с параметрами баз и параметрами обмена данными между базами;
• справочник складов и магазинов – хранение информации об объектах торгового предприятия (признаки, параметры, наименование);
• справочник товаров – хранение информации о товарах (артикул товара, производитель, ставка НДС, ставка налога с продаж, базовая единица измерения, единица измерения поставщика, алгоритм расчета розничных цен, бар-коды товара и цены на баркоды). Помимо статичной информации о товаре справочник товаров позволяет получить всю информацию о движении товара с детализацией по документам;
• справочник клиентов – хранение информации о клиенте (код клиента, наименование, тип клиента, реквизиты, лимит кредита). Система учитывает все движение товаров и услуг в количественном и стоимостном выражении для каждого клиента системы и предоставляет возможность получать отчеты, связанные с взаимоотношениями с клиентом;
• справочник видов оплаты – содержит коды видов оплаты и названия. Используется при оформлении любых документов движения товаров;
• справочник кассовых платежей с признаками и параметрам платежей;
• справочник валют – виды валют и курсы;
• справочник единиц измерения товаров – штучный, дробный, весовой, серийный;
• справочник групп клиентов – информация о группах клиентов, объединенных по какому-то признаку, величине скидки на данную группу; справочник шкал товаров – организация учета по дополнительным признакам (тип, цвет, размер) в рамках одного товара;
• справочники для передачи информации на кассы – справочники кассиров, продавцов, их персональные коды и пароли;
• справочник рецептов – используется при наличии в магазине модуля собственного производства
• справочник дисконтных карт – хранение информации о клиенте, дате выдачи и дате окончания действия карты, типе карты и выдавшем ее объекте, скидках, предоставляемых владельцу дисконтной карты;
• справочник складских мест – используется для получения оперативной информации о местах хранения товара на складе и в торговом зале.

Добавление, изменение и удаление в справочниках осуществляется пользователями в соответствии с их правами доступа, которые определяет Администратор Системы в модуле «Администратор». Этот модуль содержит различные функции для настройки и управления системой, проверки баз данных, ведения системных справочников, управления системой передачи новостей, ведения списков пользователей, разграничение прав доступа для групп пользователей.

Основные функции и особенности модуля «Администратор»:

• ведение списка пользователей, групп пользователей, разграничение прав пользователей – для каждой группы прав пользователей определяется список объектов, АРМов, документов, операций к которым он имеет доступ;
• настройка объектов
• управление новостями (электронной почтой) – задает критерий инициирования обмена информацией по Системе Передачи Новостей;
• проверка базы данных и утилиты администратора – утилиты администратора предусматривают нестандартные действия, недоступные обычному кругу пользователей;
• действия по импорту-экспорту справочной информации, по групповой корректировке справочников, по проверке корректности справочников.

Основным методом учета товара в системе IBS Trade House является метод партионного учета, с расходом товара по FIFO. Пользователю предоставляется возможность выбирать произвольные партии товара при заполнении документов, если его не устраивает автоматический выбор алгоритма FIFO. Любой товар в системе учитывается по номеру артикула и коду производителя, на основе которых формируется внутренний системный код товара. Все системные бар-коды могут быть распечатаны системой.

При такой системе учета любые перемещения товара учитываются документально. Документ состоит из двух частей: шапки документа и строк. В шапке хранится общая информация о подразделении, на котором сформирован данный документ, дате его формирования, контрагенте, сотрудниках фирмы, которые работали с данным документом или товаром. Документ может находиться в различных состояниях: новый, доступен для редактирования, закрыт, акт, приказ и пр. За счет введения многоступенчатой системы обработки документа исключена возможность конфликтов пользователей. Система предусматривает возможность копирования списка товаров из одного документа в другой, а также импорт товаров в строки документа из внешнего файла.

Система IBS Trade House поддерживает следующие документы:

• внешние приходные и накладные – учет прихода товара от поставщика;
• внешние расходные накладные – учет расхода товара со склада или из магазина (продажи через кассы и оптовый расход, возврат товара поставщику);
• внешние накладные возврата – оформление возврата товара от покупателя;
• документы переоценки – поддерживают изменение цен на товары;
• акты списания – уценка товара и передача его по остаточной стоимости поставщику;
• ведомости инвентаризации – получение в системе остатков товара, соответствующих истинному количеству;
• накладные на внутренние перемещения – учет движения товара как между подразделениями одного магазина так и между разными объектами;
• документы продажи – хранение информации о продажах товаров через POS-терминалы;
• документы производства – отражают в системе результаты производства.

Модуль «Склад» ПК IBS Trade House предназначен для работы с электронными документами движения товаров на объекте фирмы. В качестве объекта фирмы выступает не только склад, но и любой магазин данной торговой организации. Среди основных функций модуля:

• ведение справочной информации;
• назначение справочника складских мест – учет товаров на местах хранения. По каждой складской ячейке можно получить отчет об остатках товаров;
• организация движения документов, автоматизация при создании документов;
• работа с заказами – формирование расходных и приходных накладных на основе заказов с отслеживанием степени исполнения заказов;
• возможность организации стоимостного учета – автоматический расчет цены товара на основании цены прихода товара;
• возможность организации количественного учета – расход товара по методу FIFO с возможностью строгого партионного учета на каждом объекте (склад, магазин);
• резервирование товара;
• отчеты – по движению товара, об остатках.

Часто, наряду с торговлей, предприятие организует собственное производство (например, выпечка хлебобулочных изделий, производство полуфабрикатов, салатов). IBS Trade House помогает эффективно организовать процесс учета товаров, полученных в процессе производства, сформировать запросы на необходимое количество ингредиентов для выпуска запланированного количества товара в соседние подразделения, назначить цены и продать выпущенную продукцию. Принципиально в системе существует два алгоритма производства:

• сборка (комплектация, производство готовой продукции), когда из нескольких компонентов получается один продукт;
• разборка (разукомплектация, разделка на полуфабрикаты), когда один товар преобразуется в некоторое количество других продуктов.

В этих процедурах количество произведенной продукции и комплектующих может быть как строго определено рецептом, так и указано произвольно без составления рецепта. Система также поддерживает альтернативные рецепты, когда один или несколько товаров, входящих в рецепт, не определяется жестко в момент описания рецепта, а выбирается автоматически системой из нескольких возможных вариантов.

Одно из преимуществ системы IBS Trade House – возможность работы как в одном магазине, так и с удаленными объектами. Так в модуле «Офис» можно просмотреть все документы фирмы и продажи по отдельному объекту и по всей фирме (в структуре предприятия может быть много складов и других объектов, документы по которым необходимо видеть одно временно).

Модули «Склад» и «Офис» предназначены, в основном, для работы с электронными документами. Через «Склад» осуществляется работа с Системой с объекта (склада), а через «Офис» – из главного офиса фирмы. Все отчеты, формируемые IBS Trade House, позволяют в диалоговом режиме определять набор полей и способ представления информации отчета, возможно экспорт отчетов в EXCEL. Пункт «Отчеты» представлен как в модуле «Склад», так и в модуле «Офис».

Некоторые отчеты, получаемые из модуля «Склад»:

• состояние запаса – позволяет получить остатки товаров на текущем объекте по произвольно заданному списку товаров;
• прайс-лист – представляет выбранный пользователем список товаров с количеством или без, с продажными ценами, действующими на выбранном объекте;
• оборотные ведомости по товарам и документам – отчет о состоянии запаса и обороте товаров за выбранный интервал времени в следующих разрезах: за определенный промежуток времени, по выбранным или по всем производителям, выборочно по группам товаров, выборочно по объектам Системы, по номенклатуре товаров и др.;
• бестселлеры – показывает наиболее продаваемые товары. Критерии выбора товара для отчета выбираются пользователем из числа представленных на экране: максимальное количество проданного товара, максимальная сумма продаж в учетных или продажных ценах, максимальная эффективность;
• зависшие товары – отчет о товарах, не продаваемых в течение произвольно выбранного времени. Критерии отбора: по сумме продажных или учетных цен;
• обороты по производителям – позволяет получить всю информацию об оборотах товара производителя, от какого контрагента поступил товар и как он расходовался. При этом не анализируются внутренние перемещения товаров;
• реестр документов (товарный отчет) – товарный отчет по объекту или группе объектов за выбранный период временив учетных или продажных ценах. Используется для анализа документооборота в системе;
• по покупателям товаров (выкуп) – отчет по покупателю или по группе покупателей позволяет сопоставить объем покупок с поступлением денег. Возвраты товара в отчете уменьшают сумму продаж.

Консолидированная отчетность модуля «Офис»:

• обороты по объектам – отчет позволяет оценить обороты объектов по всем видам товарного движения и формируется по произвольному числу объектов фирмы. Отчет формируется только в учетных ценах и без детализации по товарам;
• выручка по магазину – выручка по одному или нескольким объектам при продаже товара через кассы с разбиением по дням или общим нарастающим итогом. Если отчет формируется для нескольких объектов, то по каждому из них формируется самостоятельный отчет, в конце которого общей строкой подводится итог по всем объектам;
• журнал продаж – отчет о проданном товаре за произвольный промежуток времени. Основной отчет, получаемый для характеристики работы магазина, позволяет конкретизировать номенклатуру товаров, проданных продавцом;
• почасовая статистика по товарам – используется для количественного анализа продаваемости отдельных групп товара в часы работы магазина;
• почасовая статистика по покупкам – позволяет получить характеристику посещаемости магазина по времени. В отчете покупкой считается строка чека;
• почасовая статистика по суммам продаж – отчет является логическим продолжением количественного отчета. Среди дополнительных возможностей – детализация отчета по группам, по товарам или по кассам;
• почасовая статистика по размерам сумм продаж – позволяет отсортировать и отфильтровать чеки по времени и сумме продаж;
• отчет по постоянным клиентам – позволяет проследить объемы продаж постоянным клиентам по дисконтным картам и размер скидки на каждую покупку;
• итоги по дисконтным картам – позволяет увязать информацию о продажах товаров с информацией о поступлении денег за покупку товара.

IBS Trade House позволяет объединить в единый комплекс разрозненные объекты учета. В качестве основного способа организации удаленного доступа комплекс использует так называемую систему передачи новостей (СПН).

СПН предполагает, что на одном или нескольких расположенных рядом друг с другом территориально удаленных от главного офиса объектах (складах и/или магазинах) используется отдельная удаленная база данных (УБД), в которой хранится копия той информации из главной базы данных (ГБД), которая касается этих объектов. СУБД работает отдельный сервер Unix, Linux или Windows NT/2000, в случае многопользовательской сетевой работы на удаленном объекте, или сервер под Windows 95/98 в случае, если на удаленном складе или магазине установлена одна рабочая станция. СПН периодически инициирует обмен новостями между удаленной и главной базами данных с помощью модемной связи.

Достоинства СПН:

• быстрая работа программ независимо от места расположения пользователей;
• при умеренном потоке информации не требуется выделенных телефонных номеров – линии занимаются модемами только на время обмена новостями;
• возможность обмена информацией между объектами фирмы даже при плохих телефонных линиях, так как нарушение связи не приводит к отказу системы (в этом случае СПН повторяет передачу пакета новостей);
• уменьшение объема передаваемой через модем информации по сравнению с другими способами организации удаленного доступа, так как информация передается только один раз;
• возможность гибкой конфигурации СПН для каждого объекта.

Автоматизация основных бизнес процессов и увязка их в единое информационное пространство позволяет повысить эффективность управления предприятием и его доходность, осуществлять обоснованное стратегическое планирование основных направлений деятельности, уменьшить сроки оборота и дефицита финансовых средств, оптимизировать товарные запасы и получить достоверную оперативную картину торговой деятельности. При разработке решений для предприятий торговли были проанализированы основные бизнес процессы и исходящие из них потребности:

• Корпоративный менеджмент – стратегический корпоративный менеджмент, сбор и хранение бизнес-информации, управленческий учет, бухгалтерский учет.
• Управление логистическими цепочками – прямая поставка от поставщика, управление запасами, управление складами, отгрузка и транспортировка, пополнение запасов.
• Управление категориями – планирование товаров и ассортимента, вывод товара на рынок, управление связями с поставщиками, управление ценами и стимулированием сбыта, контроллинг ассортимента.
• Покупка – прогнозирование и распределение, закупки, расчеты.
• Организация сбыта – розничная торговля через магазин, оптовая торговля и дистрибуция, торговля по каталогу, организация сбыта на предприятии общественного питания.
• Управление связями с клиентами – исследование и анализ рынка сервисное обслуживание клиентов, схемы работы с постоянной клиентурой.
• Поддержка бизнеса – управление персоналом, финансовый менеджмент, управление основными средствами, производство.

Остановимся более подробно на описании основных бизнес процессов торговых предприятий, поддерживаемых IBS Trade House:

ПК IBS Trade House позволяет все данные системы (справочники, документы, продажи) импортировать через модуль «Внешняя Бухгалтерия» в файл для дальнейшего использования информации в бухгалтерских и финансовых системах. Предусмотрена возможность стыковки ПК со многими бухгалтерскими программами.

Стандартно IBS предлагает стыковку с программой 1С-Бухгалтерия. Это позволит, с одной стороны, иметь профессиональную программу торгово-складского учета, ориентированную на специалистов в области торговли и управленческого учета, с другой стороны, программу бухгалтерского учета, отвечающую самым строгим требованиям бухгалтеров, аудиторов и налоговых служб. ПК IBS Trade House позволяет получать широкий спектр отчетов, предназначенных для руководителей среднего и высшего звена.

В условиях рыночной экономики финансовая отчетность становится основным средством коммуникации и важнейшим элементом информационного обеспечения анализа деятельности предприятий и организаций. Руководители предприятия и сотрудники финансовых служб нуждаются не просто в получении стандартной периодичной отчетности, но в аналитических инструментах финансового планирования для эффективного анализа финансово-экономического состояния предприятия. Для такого рода анализа используется совокупность отчетов об источниках и использовании денежных средств и движения материальных ресурсов – система бюджетов, которая служит для оценки использования ресурсов и в определении того, за счет каких источников это происходит.

Основная цель процесса бюджетирования – определение необходимых ресурсов, как материальных, так и финансовых для достижения основной цели функционирования предприятия. Специфика осуществления бюджетирования и финансового планирования для компании среднего и крупного размера заключается в сложности сбора и обработки информации, служащей для составления прогнозов и оценки деятельности компании в целом. Информация об источниках и путях использования денежных средств, как фактических, так и плановых, присутствует на всех уровнях управления и, в частности, поступает в систему бухгалтерского учета. Однако информация в виде бухгалтерской отчетности сводится со средней периодичностью раз в месяц с запаздыванием на закрытие периода и для оперативного использования почти не пригодна. Также бухгалтерская отчетность не обеспечивает руководителей необходимой детализацией о финансово-экономической деятельности предприятия.

Основой для эффективного анализа деятельности компании является комплексное использование данных как бухгалтерского, так и управленческого учета и подчинение процессов бухгалтерского учета требованиям бюджетного процесса. Главным результатом создания информационно-аналитической системы является обеспечение финансовой прозрачности предприятия, необходимой для оптимального планирования и управления финансовыми и материальными ресурсами предприятия.

Сотрудникам компаний, принимающим оперативные и стратегические решения и занимающимся подготовкой этих решений, необходим эффективный инструмент работы с массивом данных, поступающих из разных точек в компании. Таким инструментом являются информационно-аналитические системы (ИАС), - в частности, для управления торговой политикой, комплекс программ IBS Trade-Аналитика.

Информационно-аналитическая система (ИАС), разработанная специально для торговых предприятий, – эффективный инструмент руководителя предприятия, позволяющий оперативную и аналитическую информацию о деятельности как компании в целом, так и отдельных ее участков. Внедрение ИАС для торговли дает быстрый эффект. Продукт совместим с уже функционирующими программно-техническими комплексами, например, с системами бухгалтерского учета и оперативного управления. ИАС представляет собой надстройку над всеми функционирующими информационными системами в компании, в ней присутствуют данные по всем видам деятельности – от информации по состоянию складов до последних данных бухгалтерской отчетности.

В комплекс задач IBS Trade-Аналитика входят:

• ситуационный мониторинг;
• финансовый контроль;
• интеграция данных из различных источников;
• оценка материалов СМИ и проведенных рекламных кампаний;
• адресное представление «узких мест»;
• выявление тенденций показателей деятельности;
• эмоциональная интерпретация данных;
• активизация электронных карт рынка, магазина и др.;
• визуализация тревоги при недопустимых отклонениях;
• математическое моделирование решений;
• интуитивное маневрирование ресурсами;
• вариантный анализ следствий;
• рейтингование партнеров;
• выбор приоритетных решений;
• экспресс-генерация произвольных отчетов.

Комплекс IBS Trade Аналитика функционирует на основе актуального хранилища данных, которое создается с помощью известных программных продуктов, консолидируя данные, поступающие от многочисленных независимых внешних источников (различных баз данных действующих систем, таблиц Excel, личной информации и др.) по соответствующему Регламенту. Информационно-аналитические системы IBS для торговли создаются на базе технологий Data Warehouse с использованием программного обеспечения ведущих мировых производителей (Oracle и другими), а также на базе собственных разработок.

Характерной особенностью предоставляемых IBS услуг по внедрению ИАС является их ориентация на конкретное предприятие и сложившиеся на нем бизнес-процессы. Поэтому внедрение информационно-аналитических систем привносит минимальные изменения в организационную структуру предприятия. Для крупной торговой компании также обязательно наличие в системе модуля дистрибуции, управляющего дистрибутивными цепочками. Компания IBS предлагает решить задачи, встающие перед отделом дистрибуции, при помощи блока систем управления дистрибуцией.

С укрупнением предприятия круг проблем, встающих перед руководителем, значительно расширяется. В организациях с разветвленной бизнес структурой уже не ограничиться программами, решающими узкие специфические задачи учета: реализацию, зарплату, главную книгу, склад и т. п. Здесь приоритетными становятся интегрированные системы управления предприятием.

Интегрированность системы подразумевает совместное, взаимосвязанное по определенным правилам функционирование отдельных блоков или модулей программы, предназначенных для выполнения конкретных задач: финансы, логистика, дистрибуция, управление кадрами, управление запасами, производством и т. п. – на основе одних и тех же групп параметров и данных.

При пользовании интегрированной системой можно в любой момент времени получить обновленную на текущую дату информацию о финансовом состоянии предприятия, картину незавершенного производства результаты производственных заказов с анализом фактической и нормативной себестоимости. Доступны также данные о состоянии запасов и рекомендуемых заказов на закупку и производство с учетом уже существующих заказов и прогнозов по реализации и развитию производства, а также прочие финансовые и производственные сведения.